Was sonst neu ist in Paperless-ngx 3.0: Versionen, Bündel, Live-Updates und mehr

Paperless-ngx 3.0 ist vor allem für KI und eine deutlich schnellere Suche bekannt. Doch das Release steckt voller kleiner Gewinne, die das Dokumentenmanagement im Alltag spürbar verbessern. Hier sind die, die Sie am meisten schätzen werden.

Dokument-Versionen

Dokumente können nun eine Versionshistorie führen. Laden Sie eine korrigierte Rechnung oder einen neu unterzeichneten Vertrag hoch, wird daraus eine neue Version des bestehenden Dokuments statt eines Duplikats – mit fortlaufenden, lesbaren Versionsbezeichnungen. Vorschaubilder und Downloads sind versionsabhängig, sodass standardmäßig alle die neueste Version sehen, während die Historie erhalten bleibt. Für Prüfungen und „was hat sich geändert?"-Momente ist das ein leiser Gamechanger.

Sharelink-Bündel

Teilen war bisher ein Dokument pro Link. 3.0 ergänzt Sharelink-Bündel – ein einzelner Link, der jemandem eine ausgewählte Menge an Dokumenten übergibt, und Bündel sind im Export/Import enthalten, damit sie erhalten bleiben, sollten Sie Ihr Paperless umziehen. Perfekt, um dem Steuerberater ein Jahr Belege oder dem Anwalt eine Akte zu übergeben.

Live-Dokumenten-Updates

Die Oberfläche spiegelt Änderungen nun live wider: Wenn etwas im Hintergrund getaggt, bearbeitet oder verarbeitet wird, aktualisieren sich die entsprechenden Ansichten ohne manuelles Neuladen. Zusammen mit einer aufgeräumteren Seitenleiste und einer auf Mobilgeräten automatisch ausblendenden Suchleiste wirkt die App deutlich flüssiger.

Duplikate, sanft erkannt

Paperless-ngx hat doppelte Dateien früher kategorisch abgelehnt. Nun erlaubt es Duplikate mit Warnung und bietet eine Oberfläche, um sie aufzufinden und Handlungen anzubieten – nützlich, wenn eine Abrechnung zweimal ankommt oder ein erneuter Scan leicht abweicht. SHA-256-Prüfsummen (anstelle der alten MD5) untermauern die verbesserten Integritätsprüfungen.

Neu gestaltete Aufgaben-Oberfläche

Das gesamte Aufgabensystem wurde für 3.0 neu aufgebaut. Es gibt eine neue Aufgaben-Oberfläche, aussagekräftige Fortschrittsbalken für Import und Indexierung, eine kleine Aufgaben-Zusammenfassung im Systemstatus und korrelierte Consumer-Logs, sodass Sie ein Dokument durch die Pipeline verfolgen können. Hintergrundaufgaben rücken endlich sichtbar in die Oberfläche.

Schlauere Workflows und Mail

Die Automatisierung hat mehrere Upgrades erhalten:

• Aktion zum Passwort-Entfernen – Workflows können beim Import ein bekanntes PDF-Passwort entfernen, damit geschützte Abrechnungen sauber importiert werden.
• Barcode-basiertes Splitten – teilt einen gescannten Stapel anhand von Tag-Barcodes in einzelne Dokumente.
• Geteilte Ansichten (saved views) und „any of"-Triggerfilter machen Regeln flexibler.
• Mail-Regeln erhielten Deduplizierung über Regeln hinweg und eine Option, weitere Regeln nicht mehr auszuführen.

Sicherheit und Zugriff

3.0 verschärft zudem die Berechtigungen: Die Autovervollständigung setzt nun aktuelle Berechtigungen durch, es gibt dedizierte view_global_statistics- und view_system_status-Berechtigungen, konfigurierbare SSO-Gruppen-Claims und App-OIDC-Support. Sensible Endpunkte wurden über die gesamte Beta hinweg gehärtet.

Ein Release, das die Hauptversion verdient

Der Sprung auf 3.0 ist verdient, nicht willkürlich. Zusammen mit KI und schnellerer Suche machen diese Alltagsverbesserungen Paperless-ngx 3.0 zur angenehmsten Version in der Nutzung. Und in einem gehosteten Paperless-ngx-Tarif erhalten Sie all das in dem Moment, in dem es erscheint – kein Upgrade-Wochenende nötig.